Geek invétéré et grand passionné de musique, Stevan possède près de 10 ans d’expérience en tant qu’Assistant de Direction. Il rejoint Double en Mars 2022 ce qui lui permet de continuer à exercer son métier depuis Malte, où il emménage un mois plus tôt après avoir passé 20 belles années à Paris.
Lieu: La Valette, Malte
Expérience comme assistant: 9 ans
Hobbies: Guitare, astronomie, jeux vidéos et nouvelles technologies
Le parcours de Stevan 📋
Comment et pourquoi t’être tourné vers l’assistanat de direction ?
L’assistance aux dirigeants n’était pas spécialement une vocation pour moi ! Mon parcours est très hétéroclite, ce qui m’a permis de devenir un vrai couteau suisse.
Suite à mes études tournées vers les langues et la géopolitique, j’ai commencé à préparer un doctorat mais la vie académique a rapidement été une désillusion. Je me suis réorienté vers une nouvelle carrière en passant par le télémarketing, la vente, l’édition, puis j’ai été assistant réalisateur avant de me retrouver par hasard Assistant de Direction dans une agence de compositeurs de musique à l’image. A l’époque je n’avais pas la moindre idée de ce qu’impliquait le métier, puis j’y ai rapidement pris goût !
As-tu des logiciels ou des outils de prédilection que tu utilises pour t’accompagner dans ton rôle d’assistant ?
J’utilise beaucoup d’outils et m’adapte en fonction des dirigeants avec lesquels je travaille, de leur fonctionnement et leurs préférences. Parmi eux :
Mailchimp. L’outil marketing dédié notamment à la création de mes newsletters.
Yousign. Logiciel phare pour gérer les signatures électroniques et réception de documents des équipes.
Qonto. Plateforme bancaire pour simplifier les sujets de gestion financière (comptabilité, gestion des dépenses…).
Dashlane. Outil simple pour générer et stocker les mots de passe dans un espace sécurisé.
Trello. Je l’utilise au quotidien pour prioriser mes tâches facilement et efficacement. La collaboration avec plusieurs exécutifs à la fois demande une organisation maîtrisée parce que l’on peut vite être dépassé par tous les sujets. L’outil est très pratique pour ne pas s’éparpiller, je le conseille vivement !
Confluence. C’est un logiciel collaboratif qui permet de stocker toute les informations d’une entreprise dans un seul et même espace. On y centralise des documents, on partage du contenu, on y laisse des commentaires…
Et la liste est encore longue !
L’expérience de Stevan avec Double 👪
Comment s’est passé ton premier onboarding avec un dirigeant ?
C’était un onboarding rêvé !
Après avoir été notifié du match, j’ai eu mon premier call avec le CEO en question accompagné de l’un de ses collaborateurs et Sandra, Customer Success Manager chez Double. Le “fit” était instantané et l’onboarding s’est fait très naturellement. Nous nous sommes très vite retrouvés dans nos façons de fonctionner, nos personnalités.
La fluidité du processus de matching et l’accompagnement des équipes Double ont été très rassurants et encourageants pour la suite. Une aventure qui a démarré sur les chapeaux de roue !
Aujourd’hui, combien de dirigeants accompagnes-tu et de quelle façon t’organises-tu au quotidien ?
J’accompagne aujourd’hui 6 dirigeants et j’organise mes journées par ordre de priorité des tâches qui me sont assignées par chacun.
Généralement, je commence la semaine par des “weekly meetings” où je prévois la semaine en cours et la suivante avec mon binôme dirigeant pour organiser judicieusement mon temps en fonction des priorités. Il arrive sinon que nous fassions des 1:1 en fin de semaine pour débriefer des avancées de chaque sujet.
Pas de quoi s’ennuyer donc ! C’est aussi pourquoi les 2 heures de délai pour répondre aux dirigeants sont rassurants et m’évitent une impression de surmenage. Des urgences il y en a toujours, mais les exécutifs ont conscience que nous avons ce laps de temps pour prendre en considération une nouvelle tâche.
Quel bilan fais-tu de ton expérience Double depuis ces derniers mois ?
Un bilan extrêmement positif. J’ai été mis à l’aise dès mes premiers échanges avec Double pendant le processus de recrutement et cela s’est confirmé dès mon intégration, notamment grâce à l’accompagnement de Solena, Team Lead France. Je ne me suis jamais senti délaissé et je sais qu’il y aura toujours quelqu’un de disponible s’il y a un souci.
J’ai aussi adoré l’idée d’être accompagné par un buddy lors de la semaine d’intégration. Un buddy c’est un “parrain” faisant partie de la communauté d’assistants, qui se rend disponible durant nos premiers pas chez Double pour nous guider et répondre à nos questions. Mon buddy m’a notamment beaucoup aidé dans le processus de facturation de mes premières heures. Merci Marie !
J’adore la dynamique et la philosophie de Double, qui offrent une approche plus américaine de l’emploi, plus flexible.
Des tips ? 💭
Comment fais-tu en sorte de créer un environnement de travail qui soit propice à la productivité ?
C’est l’un des sujets que nous avons abordés lors d’une session “Double connect” avec Solena et d’autres Doubles.
L’objectif de ces sessions est de discuter, brainstormer et partager ensemble des bonnes pratiques autour d’un sujet. Le dernier en date étant notre environnement de travail à la maison.
Un bon environnement de travail commence par mon confort, je n’hésite donc pas à investir là-dedans. Une bonne table et un bon siège, c’est la base. Si vous n’avez pas un espace de travail ergonomique il ne sera pas propice à une bonne productivité et votre quotidien peut vite se transformer en cauchemar !
Pour éviter le mal de dos et les douleurs dans les cervicales en regardant directement l’écran du PC portable, je travaille sur deux écrans.
En somme, un bon environnement de travail = confort et approche proactive !
Quel conseil donnerais-tu à un(e) Assistant(e) de direction qui se lance en 100% télétravail ?
De bien établir ses horaires de travail, continuer à respecter son temps privé en séparant bien le pro du perso. Petite astuce “tech” pour cela: se créer plusieurs profils sur ordinateur - j’ai 6 profils différents sur Google Chrome qui sont ouverts en permanence, cela me permet de ne rien manquer sur les calendriers de mes clients mais aussi de bien séparer mes heures de travail de mes heures “libres”.
Et mon dernier conseil… se lancer le plus tôt possible ! On en finit avec les 2 heures de transport par jour !